คู่มือการใช้งาน
เรียนรู้วิธีใช้งานระบบบัญชี YakMate Account อย่างมีประสิทธิภาพ ครอบคลุมทุกฟีเจอร์สำหรับธุรกิจไทย
ภาพรวมระบบ
YakMate Account เป็นระบบบัญชีออนไลน์ครบวงจร ออกแบบมาสำหรับธุรกิจไทย ตั้งแต่ร้านค้าเล็กไปจนถึงบริษัทที่ต้องการจัดการเอกสารทางการเงินและบัญชีอย่างเป็นระบบ รองรับ VAT 7%, หัก ณ ที่จ่าย, ภ.พ.30, ภ.ง.ด. และ e-Tax โดยไม่ต้องติดตั้งโปรแกรม
รองรับธุรกิจไทยอย่างเต็มรูปแบบ
ระบบรองรับภาษีมูลค่าเพิ่ม (VAT), หัก ณ ที่จ่าย (WHT), ยื่นภ.พ.30, ภ.ง.ด.3/53, ภ.ง.ด.1 และส่งออก e-Tax XML ตามมาตรฐานกรมสรรพากร
เริ่มต้นใช้งาน
ก่อนเริ่มใช้งานเอกสาร ควรตั้งค่าข้อมูลพื้นฐานของบริษัทให้ครบถ้วน เพื่อให้เอกสารที่ออกมามีความถูกต้องและสมบูรณ์
ข้อมูลบริษัท
ไปที่หน้า /settings เพื่อกรอกชื่อบริษัท ที่อยู่ เลขประจำตัวผู้เสียภาษี และข้อมูลติดต่ออื่นๆ
- - อัปโหลดโลโก้บริษัท
- - อัปโหลดลายเซ็นบริษัท (ฟีเจอร์ใหม่)
การตั้งค่าใบแจ้งหนี้
- - คำนำหน้าเลขที่เอกสาร
- - เลขที่ถัดไป
- - อัตรา VAT เริ่มต้น
- - เครดิตเทอมเริ่มต้น
ลายเซ็นบริษัทอัตโนมัติ
เมื่ออัปโหลดลายเซ็นบริษัทในการตั้งค่า ระบบจะลงลายเซ็นในฝั่ง "ผู้จ่ายเงิน" ของเอกสารขาย เอกสารซื้อ และ payslip โดยอัตโนมัติ หากไม่อัปโหลด ระบบจะแสดงเส้นว่างเหมือนเดิม
เพิ่มข้อมูลพื้นฐาน
ลูกค้า
บันทึกข้อมูลลูกค้าไว้ล่วงหน้าเพื่อใช้ในเอกสารขาย
ผู้ขาย
บันทึกข้อมูลผู้ขายและซัพพลายเออร์
สินค้า / บริการ
สร้างรายการสินค้าหรือบริการพร้อมราคาและหน่วย
ฝั่งขาย
ระบบขายครบวงจรตั้งแต่เสนอราคา ออกใบแจ้งหนี้ วางบิล ไปจนถึงออกใบเสร็จรับเงิน และปรับปรุงหนี้ รองรับทั้งการชำระเต็มจำนวน มัดจำ และผ่อนชำระ
ใบเสนอราคา (/quotations)
สร้างใบเสนอราคาเพื่อส่งให้ลูกค้าพิจารณา รองรับการแก้ไข ส่งออก PDF และอนุมัติงาน เมื่อลูกค้าตกลงสามารถแปลงเป็นใบแจ้งหนี้ได้ทันที
ใบแจ้งหนี้ (/invoices)
ออกใบแจ้งหนี้เรียกเก็บเงินลูกค้า เลขที่อัตโนมัติตามคำนำหน้าที่ตั้งไว้ คำนวณ VAT 7% และหัก ณ ที่จ่ายอัตโนมัติ ส่งออก PDF ได้ทั้งภาษาไทยและภาษาอังกฤษ
ใบวางบิล (/billing-notes)
รวมใบแจ้งหนี้หลายใบเข้าเป็นใบวางบิลเดียวเพื่อส่งให้ลูกค้า มีระบบ lock detection ป้องกันการแก้ไขเอกสารหลังจากส่งแล้ว
ใบเสร็จรับเงิน (/receipts)
รองรับ 4 รูปแบบใน flow เดียว ติดตามยอดค้างชำระอัตโนมัติ
ใบลดหนี้/ใบเพิ่มหนี้ (/adjustment-notes)
ปรับปรุงยอดหนี้ฝั่งขายเมื่อมีการคืนสินค้าหรือแก้ไขราคา
รายได้อื่น (/other-income)
บันทึกรายได้นอกเหนือจากการขายปกติ พร้อมเทมเพลต (/income-templates)
ฝั่งซื้อ
จัดการเอกสารการซื้อและค่าใช้จ่ายครบถ้วน ตั้งแต่ใบสั่งซื้อ บันทึกซื้อ รับวางบิล ไปจนถึงบันทึกจ่ายเงินและหัก ณ ที่จ่าย
ใบสั่งซื้อ (/purchase-orders)
สร้างใบสั่งซื้อส่งให้ผู้ขาย กำหนดรายการสินค้าและจำนวนที่ต้องการ
ใบซื้อ (/purchases)
บันทึกรายการซื้อพร้อมภาษีซื้อ VAT ที่สามารถนำไปขอคืนภาษีได้
ใบรับวางบิล (/receiving-billing-notes)
รับวางบิลจากผู้ขายเพื่อติดตามรายการที่ต้องจ่าย
ใบสำคัญจ่าย (/supplier-payments)
บันทึกการจ่ายเงินให้ผู้ขาย พร้อมคำนวณหัก ณ ที่จ่าย (WHT)
ใบลด/เพิ่มหนี้ฝั่งซื้อ (/purchase-adjustment-notes)
ปรับปรุงยอดหนี้ฝั่งซื้อเมื่อมีการคืนสินค้าหรือได้รับส่วนลดเพิ่ม
ค่าใช้จ่ายอื่น (/other-expense)
บันทึกค่าใช้จ่ายนอกเหนือจากการซื้อปกติ พร้อมเทมเพลต (/expense-templates)
ข้อมูลหลัก
ข้อมูลหลักที่ใช้ร่วมกันทั้งระบบ ช่วยให้สร้างเอกสารได้รวดเร็วและข้อมูลสม่ำเสมอ
ลูกค้า (/customers)
จัดเก็บข้อมูลลูกค้า ที่อยู่ เลขประจำตัวผู้เสียภาษี และประวัติการซื้อ
ผู้ขาย (/suppliers)
จัดเก็บข้อมูลผู้ขายและซัพพลายเออร์ พร้อมเงื่อนไขการชำระเงิน
สินค้า / บริการ (/products)
สร้างรายการสินค้าและบริการพร้อมราคา หน่วยนับ และหมวดหมู่
รองรับการติดตามสต็อค (track stock) เพื่อควบคุมจำนวนสินค้าคงเหลือ
ทรัพย์สิน (/fixed-assets)
บันทึกทรัพย์สินถาวรของบริษัท คำนวณค่าเสื่อมราคาอัตโนมัติตามอายุการใช้งาน
เงินเดือน
ระบบเงินเดือนครบวงจร คำนวณประกันสังคม ภาษีเงินได้ ออก payslip และยื่น ภ.ง.ด.1 ได้ทันที
พนักงาน (/employees)
บันทึกข้อมูลพนักงาน บัตรประชาชน เงินเดือนพื้นฐาน สัดส่วนหักประกันสังคม และข้อมูลธนาคาร
ทำเงินเดือน (/salary-runs)
สร้างรอบเงินเดือน ระบบจะคำนวณประกันสังคม ภาษีเงินได้ เงินเดือนสุทธิ และสร้าง payslip PDF ให้อัตโนมัติ
ลายเซ็นบริษัทที่อัปโหลดในการตั้งค่าจะปรากฏในฝั่ง "ผู้จ่ายเงิน" ของ payslip อัตโนมัติ
ภ.ง.ด.1 รายเดือน
รวบรวมข้อมูลภาษีเงินได้ของพนักงานเพื่อยื่น ภ.ง.ด.1 รายเดือน
ธนาคาร
จัดการบัญชีธนาคาร บันทึกรายการฝากถอน ทะเบียนเช็ค และกระทบยอดกับสมุดบัญชี
บัญชีธนาคาร (/bank-accounts)
บันทึกบัญชีธนาคารทั้งหมดของบริษัท พร้อมยอดเงินเริ่มต้น
บันทึกฝาก-ถอน (/bank-accounts/transactions)
บันทึกรายการเงินเข้าและเงินออกของแต่ละบัญชี
ทะเบียนเช็ค (/bank-accounts/cheques)
ติดตามสถานะเช็คที่ออกและรับเข้ามา
กระทบยอดธนาคาร (/bank-reconciliation)
เปรียบเทียบรายการในสมุดบัญชีกับรายการธนาคารเพื่อหารายการที่ค้างอยู่
บัญชี
ระบบบัญชีคู่ครบถ้วน รองรับผังบัญชี สมุดรายวัน บัญชีแยกประเภท และงบทดลอง
ผังบัญชี (/accounts)
จัดการผังบัญชีตามมาตรฐานบัญชีไทย รองรับการเพิ่ม แก้ไข และจัดกลุ่มบัญชี
สมุดรายวัน 5 เล่ม (/journal)
แยกตามประเภทธุรกรรมเพื่อตรวจสอบง่าย
บันทึกรายการ (/transactions/create)
บันทึกรายการบัญชีคู่แบบกำหนดเอง ระบุเดบิตและเครดิตได้โดยตรง
บัญชีแยกประเภท (/ledger)
ดูรายละเอียดรายการของแต่ละบัญชี เรียงตามวันที่
งบทดลอง (/reports/trial-balance)
รายงานสรุปยอดรวมของแต่ละบัญชีเพื่อตรวจสอบความสมดุล
ตั้งงบประมาณ (/budgets)
ตั้งเป้าหมายรายได้และค่าใช้จ่ายรายเดือนเพื่อเปรียบเทียบกับผลจริง
ตั้งค่าและปิดงวด
รายงานการเงิน
รายงานการเงินหลักที่ธุรกิจทุกแห่งต้องมี ช่วยให้เห็นภาพสุขภาพทางการเงินได้ในที่เดียว
งบกำไรขาดทุน (/reports/income-statement)
สรุปรายได้ ค่าใช้จ่าย และกำไรสุทธิในแต่ละงวด
งบดุล (/reports/balance-sheet)
แสดงสินทรัพย์ หนี้สิน และส่วนของเจ้าของ ณ วันสิ้นงวด
งบกระแสเงินสด (/reports/cash-flow)
แสดงการเคลื่อนไหวของเงินสดแยกตามกิจกรรมดำเนินงาน ลงทุน และจัดหาเงิน
กำไรขั้นต้น WAC (/reports/margin)
คำนวณกำไรขั้นต้นจากต้นทุนเฉลี่ยถัวถ้วน (Weighted Average Cost)
กระดาษทำการ (/reports/working-paper)
รายงานสนับสนุนงบการเงินสำหรับผู้สอบบัญชีและงานตรวจสอบ
ภาษีและ e-Tax
ระบบช่วยจัดทำแบบฟอร์มภาษีและส่งออกข้อมูล e-Tax ตามมาตรฐานกรมสรรพากร
ภ.พ.30 VAT (/reports/vat-return)
รวบรวมภาษีขายและภาษีซื้อเพื่อยื่นแบบ ภ.พ.30 รายเดือนหรือรายงวด
ภ.ง.ด.3/53 WHT (/reports/wht-return)
รวบรวมรายการหัก ณ ที่จ่ายจากผู้ขายเพื่อยื่น ภ.ง.ด.3 และ ภ.ง.ด.53
ภ.ง.ด.1 เงินเดือน (/reports/pnd1-return)
รวบรวมภาษีเงินได้จากเงินเดือนพนักงานเพื่อยื่น ภ.ง.ด.1
e-Tax XML Export (/reports/etax-export)
ส่งออกไฟล์ XML ตามมาตรฐานกรมสรรพากรเพื่ออัปโหลดเข้าระบบ e-Tax
รายงานเชิงบริหาร
รายงานที่ช่วยผู้บริหารตัดสินใจ ดูภาพรวมธุรกิจและติดตามเป้าหมาย
Dashboard KPI
แดชบอร์ดแสดงตัวชี้วัดหลัก เช่น ยอดขาย ยอดค้างรับ ยอดค้างจ่าย และกระแสเงินสด
งบประมาณ vs ผลจริง (/reports/budget-vs-actual)
เปรียบเทียบเป้าหมายที่ตั้งไว้กับผลงานจริงในแต่ละเดือน
รายงานการขาย (/reports/sales)
วิเคราะห์ยอดขายแยกตามลูกค้า สินค้า และช่วงเวลา
ใบวางบิลค้างเก็บ (/reports/billing-notes-pending)
ติดตามใบวางบิลที่ส่งให้ลูกค้าแล้วแต่ยังไม่ได้รับชำระ
ใบรับวางบิลรอจ่าย (/reports/receiving-billing-notes-pending)
ติดตามรายการที่ต้องจ่ายเงินให้ผู้ขายตามใบรับวางบิล
ทีมงานและสิทธิ์
เชิญทีมงานเข้าใช้งานระบบร่วมกัน พร้อมกำหนดสิทธิ์การเข้าถึงแต่ละโมดูลเพื่อความปลอดภัยของข้อมูล
เชิญทีมงาน (/team)
ส่งคำเชิญให้พนักงานหรือเพื่อนร่วมงานเข้าใช้ระบบผ่านอีเมล กำหนดบทบาทและสิทธิ์ได้ตามต้องการ
กำหนดสิทธิ์รายโมดูล
ผู้ดูแลระบบสามารถกำหนดได้ว่าสมาชิกแต่ละคนจะเห็นและใช้งานโมดูลใดได้บ้าง เช่น ให้พนักงานขายเห็นเฉพาะฝั่งขาย แต่ไม่เห็นข้อมูลบัญชีหรือเงินเดือน
ตั้งค่าระบบ
ปรับแต่งการทำงานของระบบให้เหมาะสมกับธุรกิจของคุณ
ข้อมูลบริษัท
- - ชื่อบริษัท ที่อยู่ เลขประจำตัวผู้เสียภาษี
- - อัปโหลดโลโก้บริษัท
- - อัปโหลดลายเซ็นบริษัท
การตั้งค่าใบแจ้งหนี้
- - คำนำหน้าและเลขที่เอกสาร
- - อัตรา VAT และหัก ณ ที่จ่ายเริ่มต้น
- - เงื่อนไขการชำระเงิน
การชำระเงิน
- - บัญชีธนาคารสำหรับรับชำระ
- - วิธีการชำระเงินที่รองรับ
สกุลเงิน
ตั้งค่าสกุลเงินหลักและรองรับการแสดงผลหลายสกุลเงิน
คำถามที่พบบ่อย
สามารถเปลี่ยนแพ็กเกจการใช้งานได้หรือไม่
สามารถอัปเกรดหรือดาวน์เกรดแพ็กเกจได้ตลอดเวลา ระบบจะคำนวณค่าใช้จ่ายส่วนต่างให้อัตโนมัติ
ข้อมูลของฉันปลอดภัยหรือไม่
ข้อมูลทั้งหมดถูกเข้ารหัสและจัดเก็บบนคลาวด์ที่ได้มาตรฐานความปลอดภัย มีการสำรองข้อมูลอัตโนมัติทุกวัน
ใช้งานบนมือถือได้หรือไม่
ระบบรองรับการใช้งานผ่านเบราว์เซอร์บนมือถือและแท็บเล็ต ไม่ต้องติดตั้งแอปเพิ่ม
สามารถยกเลิกใบแจ้งหนี้ที่ออกไปแล้วได้หรือไม่
ได้ ระบบรองรับการยกเลิกใบแจ้งหนี้และจะบันทึกสถานะเป็นยกเลิกเพื่อความโปร่งใสทางบัญชี
รองรับการส่งออกข้อมูลไปใช้กับโปรแกรมอื่นหรือไม่
รองรับการส่งออก e-Tax XML และสามารถดาวน์โหลดรายงานเป็น Excel ได้จากหน้ารายงานต่างๆ
มีคู่มือหรือฝึกอบรมการใช้งานหรือไม่
มีคู่มือการใช้งานออนไลน์และทีมงานพร้อมให้คำปรึกษา สามารถติดต่อผ่านหน้า "ติดต่อเรา" ได้ตลอดเวลาทำการ
ลายเซ็นที่อัปโหลดจะปรากฏในเอกสารใดบ้าง
ลายเซ็นบริษัทจะปรากฏในเอกสารขาย เอกสารซื้อ และ payslip ในตำแหน่งผู้จ่ายเงินโดยอัตโนมัติ หากไม่ได้อัปโหลดจะแสดงเป็นเส้นว่าง
สามารถเพิ่มผู้ใช้งานได้กี่คน
ขึ้นอยู่กับแพ็กเกจที่เลือก โดยสามารถเชิญทีมงานและกำหนดสิทธิ์รายบุคคลได้